Sterke verenigingen en vrijwilligers

AXI vzw wil haar fietsvrijwilligers maximaal ondersteunen en de werking verbeteren. De organisatie vraagt budget voor communicatie- en ondersteuningsmateriaal, vormingen en digitale infrastructuur. De vrijwilligers worden bedankt voor hun inzet.

Riksjarijden is actief in het hele district.

Procesoptimalisatie:
We zijn organisch gegroeid, zonder ‘blueprint’. Dat geeft groeipijnen.
We merken dat nieuwe vrijwilligers soms hun weg niet vinden. En onze Excel-spreadsheet ontploft ondertussen en wordt veel te ingewikkeld! De planning en de communicatie hierrond moet meer gestructureerd worden, wil ze toegankelijker zijn voor meerdere gebruikers, met minder kans op fouten. Om bv de fietsvrijwilligers te informeren en opvolgen waar en wanneer ze verwacht worden, willen we alvast een gebruiksvriendelijke planningstool uittesten en aankopen.

Verbetering ondersteuning en communicatie:
We willen toegankelijker zijn voor onze nieuwe vrijwilligers, partners of passagiers. We merken immers dat zij behoefte hebben aan méér verduidelijking van onze werking. Er zijn dus ook meer ondersteuningmiddelen (o.a. doorlichting en advies) en communicatiemateriaal nodig om de drempel te verlagen en de mensen vlotter toegang te geven tot onze vereniging en haar werking.

Vrijwilligers verbinden en bedanken:
Tenslotte willen we onze vrijwilligers bedanken voor hun gratis inzet, en dit met een fijn samenzijn. Dat doen we bijvoorbeeld met een bedankingsfeest voor de fietsers, de fietsherstellers, de mensen die voor de infostandjes, website, software en planning zorgen, kortom alle vrijwilligers die bijdragen aan ons sociaal fietsproject.

Fouten maken in manueel gemaakte planningsschema’s, bv het dubbel boeken van een fiets, is menselijk, maar bij voorkeur te vermijden want we ontgoochelen mensen die op een ritje gerekend hadden. Met een digitale planningstool zouden we de meeste fouten kunnen voorkomen.

Vrijwilligers die afhaken, spijtig, maar het gebeurt! Daarom willen we actief blijven zoeken naar nieuwe vrijwilligers én door een fijne/loyale vrijwilligerskring uit te bouwen.

Procesoptimalisatie – Planningstool:

-       Ons huidig, manueel planningssysteem doorlichten en ons daarbij laten adviseren, met het oog op verbetering. Markt en prijzen van digitale planningstools verder verkennen. 

-       Testdraaien en beslissen.

Verbetering ondersteuning en communicatie:

Occasioneel inhuren van communicatiedeskundige om onze communicatie met (toekomstige) vrijwilligers, partners of passagiers te verbeteren.

Zo willen we het nut van volgende communicatiemiddelen verder onderzoeken: blog op onze website, een infostand voor nieuwe vrijwilligers op buurtfeesten, events of markten, …

Vrijwilligers verbinden en bedanken:

De fietsvrijwilligers rijden vaak alleen met hun passagiers. Daardoor kennen ze mekaar niet zo goed. Enkele ideeën om dit te verbeteren zijn bv een workshop voor de vrijwilligers, oefenmomenten om met andere fietsen/riskja’s te leren rijden, een bedankingsfeest voor de vrijwilligers, een gezamenlijke uitstap…

Planningstool: aankoop licentie. (De marktprijzen liggen hoger dan eerder ingeschat).
Infostand: aankoop duurzaam standmateriaal zoals bv rollup banners, tafeldoeken.

• 6500€ ontwikkeling software, consult en licenties
• 2400€ maandelijkse happy hour voor de vrijwilligers (2 drankjes en fingerfood) – gemiddeld 20 personen à 10€
• 1600€ bedankingsfeest voor alle vrijwilligers, workshops, ontbijt of kleine lunch
• 1000€ eten en drank
• 600€ begeleiding workshops
• 1800€: 20 extra T-shirts (bedrukt), hesjes (bedrukt) en regencapes
• 500€: advertenties sociale media
• 450€: standmateriaal: Banners, tafeldoeken, affiches
• 350€: drukwerk (flyers, uitnodigingen, …)
• 1400€ onvoorziene kosten